Stillstandsmanagement: Anlagenstillstände sicher steuern

1 Definition

Am Anfang werden Ziele und Rahmenbedingungen des Stillstands festgelegt. Damit Betrieb, Instandhaltung, Projektleitung und HSE ihre Beiträge aufeinander abstimmen können, braucht es einen gemeinsamen organisatorischen Rahmen:

• Prioritäten. Die Beteiligten kennen die Ziele des Stillstands und die noch zu entscheidenden Zielkonflikte.
• Entscheidungsbefugnisse. Die Verantwortung für Umfang, Ressourcen und Änderungen ist eindeutig zugeordnet.
• Verfügbarkeit. Die vorgesehenen Funktionen verfügen über ausreichend Zeit neben dem Tagesgeschäft.

Die Standortleitung sollte die benötigten Beiträge mit den tatsächlich verfügbaren Kapazitäten abgleichen. Daraus ergibt sich, wo sie Entlastung oder zusätzliche Unterstützung zusagen muss. Erst diese Zusage macht aus einer benannten Zuständigkeit eine Funktion, die ihren Beitrag im Projekt leisten kann.

2 Basisplanung

In der Basisplanung wird der vorgesehene Arbeitsumfang konkretisiert. Für die weitere Planung sollte feststehen, wann dieser Umfang verbindlich festgelegt wird. Dieser Meilenstein wird als Scope Freeze bezeichnet. Ebenso wichtig ist der Umgang mit späteren Ergänzungen, weil diese bereits abgestimmte Termine, Ressourcen und Arbeitsfolgen verändern können.

Dass solche Ergänzungen erheblich sein können, zeigt der AP-Networks-Bericht: Für die dort betrachteten letzten drei Jahre nennt er durchschnittlich 22 Prozent zusätzliches Arbeitsvolumen zwischen Scope Freeze und Wiederanlauf. [1]

Die Konsequenz für Ihre Planung: Legen Sie vorab fest, wer eine Ergänzung bewertet und über ihre Aufnahme entscheidet. Zu dieser Bewertung gehören die Auswirkungen auf Termine, andere Arbeiten und die Sicherheitsorganisation. Ein technisch notwendiger Zusatzauftrag kann beispielsweise mehr Abstimmung zwischen Unternehmen oder eine andere Arbeitsfolge erfordern. Werden diese Folgen mitentschieden, bleibt nachvollziehbar, unter welchen Voraussetzungen der erweiterte Umfang umgesetzt werden soll.

3 Detailplanung

Nun werden die einzelnen Arbeitspakete zu einem gemeinsamen Ablauf verbunden. Dabei müssen die Voraussetzungen für nachfolgende Arbeiten, gemeinsam genutzte Ressourcen und die Abstimmung zwischen Unternehmen erkennbar werden. BCG beschreibt in einer Praxisanalyse von 2021, wie schwer erkennbare Abhängigkeiten zwischen Arbeitsaufträgen die Steuerung erschweren und zu Termin- und Kostenüberschreitungen beitragen können. [3]

Ein vollständig vergebenes Arbeitsprogramm kann daher organisatorische Lücken enthalten. Für die Bewertung der Gesamtvorbereitung sollten drei übergreifende Aufgaben verbindlich zugeordnet und mit ausreichend Kapazität hinterlegt sein:

• Sicherheitskoordination. Die übergreifende Abstimmung zwischen den beteiligten Unternehmen ist abgedeckt.
• Einbindung des Betriebs. Betriebliche Voraussetzungen und die Anforderungen der Ausführung werden zusammengeführt.
• Gemeinsame Änderungen. Auswirkungen auf mehrere Leistungspakete werden bewertet und zur Entscheidung vorgelegt.

4 Vorbereitung (Countdown)

Kurz vor Beginn verdichtet sich die Vorbereitung zur Startentscheidung. Jetzt zählt, ob die vorgesehenen Funktionen besetzt, die Entscheidungswege abgestimmt und die gemeinsamen Aufgaben verstanden sind. Offene Voraussetzungen müssen mit ihrer Auswirkung auf den bevorstehenden Stillstand bewertet werden.

Für die Standortleitung sollte die Bewertung drei Ergebnisse liefern:

• Offene Voraussetzungen und ihre Folgen. Es ist erkennbar, welche Arbeiten oder Übergänge noch betroffen sind.
• Verbindliche Entscheidungen. Zusätzliche Unterstützung, Änderungen des Ablaufs oder weitere Klärungen sind einer verantwortlichen Funktion zugeordnet.
• Überprüfbare Erledigung. Kritische Punkte gelten erst dann als geschlossen, wenn die erforderlichen Nachweise vorliegen.

5 Turnaround (Product to Product)

Die eigentliche Turnaround-Phase umfasst den Zeitraum vom Verlassen bis zum Wiedererreichen der spezifikationsgerechten Produktion. „Product to Product“ schließt damit das Abfahren und den Wiederanlauf ein. [2] In dieser Zeit verändert sich laufend, welche Arbeiten möglich sind und welche Voraussetzungen sie brauchen. Die abgestimmte Organisation muss deshalb auch auf neue Erkenntnisse und Verschiebungen reagieren können.

Für die tägliche Steuerung ist entscheidend, welche Folgen eine Abweichung für den weiteren Ablauf hat. Verzögert sich ein Arbeitspaket, können sich nachfolgende Arbeiten zeitlich überlagern und zusätzliche Abstimmung benötigen. Lassen Sie sich daher zusammen mit dem Fortschritt berichten, welche Abhängigkeiten neu entstanden sind und welche Entscheidung benötigt wird. Die Projektleitung kann dann Arbeitsfolgen und Ressourcen auf Grundlage des tatsächlichen Stands anpassen.

Besondere Aufmerksamkeit verdient der Übergang zurück in den Betrieb. Vor dem Wiederanlauf muss geklärt sein, welche Restarbeiten verbleiben, wer dafür verantwortlich ist und wie sie mit dem künftigen Betrieb vereinbar sind. Erforderliche technische und sicherheitsbezogene Prüfungen und Freigaben gehören zu dieser Entscheidung. Ein naher Wiederanlauftermin allein sagt noch nichts darüber aus, ob diese Voraussetzungen erfüllt sind.

6 Nachbereitung (Follow-up)

Nach dem Wiederanlauf lässt sich beurteilen, welche Annahmen der Planung getragen haben und wo die Zusammenarbeit verbessert werden muss. Wie wichtig dieser Erfahrungstransfer ist, unterstreicht eine 2022 veröffentlichte Studie mit 49 ausgewählten Praktikern aus fünf Branchen: Sechs von neun identifizierten kritischen Themen bei größeren Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich Turnarounds betrafen den Umgang mit Wissen. [5]

Für Betreiber heißt das, Erfahrungen in veränderte Abläufe zu übersetzen. Verspätete Entscheidungen können auf fehlende Informationen, unklare Zuständigkeiten oder eine überlastete Funktion zurückgehen. Je nach Ursache braucht es eine andere Anpassung. Halten Sie deshalb fest, was vor dem nächsten Stillstand geändert wird, wer es umsetzt und wann die Umsetzung geprüft wird. So wird aus einer rückblickenden Besprechung eine bessere Ausgangslage für das nächste Projekt.